Der Jahresanfang ist ein guter Anlass für eine Bestandsaufnahme – und eine daraus resultierende Veränderung. Mit unserer Checkliste nutzen Sie den Schwung, den 2024 mit sich bringt.
Fürs Wartezimmer, die Kommunikation, für Rechtliches und die Effizienz: Unsere Checkliste hält spannende Tipps bereit. Und das Beste: Möchten Sie noch tiefer in die Themen einsteigen, ist das kein Problem: Hinter jedem Tipp stecken jeweils Artikel mit weiterführenden Informationen.
Unsere Checkliste im Überblick
Die Tipps für das neue Jahr:
- Bewusst eingerichtet
Das Wartezimmer ist zwar nicht das Herz Ihrer Praxis, allerdings verbringen Patientinnen und Patienten dort eine Menge Zeit. Umso wichtiger, dass die Ausstattung stimmt.
- Bewusst kommuniziert
Wie Arztpraxen bewusst kommunizieren und welche Kommunikationsmittel für welche Inhalte geeignet sind? Mit unseren Tipps erhalten Sie einen Überblick.
- Bewusst optimiert
Die PVS spart Zeit und Nerven bei der Privatabrechnung. Jederzeit den Durchblick behalten: Sie nutzen bereits unsere Services? Mit unseren Onlineportalen PVSconnect/PVSdialog sind Sie noch effizienter – inklusive einer digitalen Kontoübersicht.
- Bewusst beachtet
Verjährt, verwirkt, verloren? Wir geben Ihnen für das nächste Jahresende wichtige Fristen bei der Abrechnung an die Hand.
Bewusste Einrichtung des Wartezimmers: Praxisnahe Strategien
Saisonal füllen sich – je nach Praxisart – die Wartezimmer gerne schnell. Die Wartezeit Ihrer Patientinnen und Patienten können Sie angenehm gestalten und die Zeit nutzen, um sie über Ihre Praxis zu informieren. Darüber hinaus spielt auch die Einrichtung eine große Rolle:
Mehr als informative Ablenkung
Angefangen bei der Kommunikation im Wartezimmer: Mit Wartezimmer-TV schaffen Sie beispielsweise Ablenkung, sollte es mal länger dauern, informieren über medizinische Behandlungen und können Ihre Praxis sowie Ihr Leistungsspektrum vorstellen. Einen ähnlichen Effekt schaffen Poster und Flyer, wenngleich diese statisch sind und nicht ganz so viele Informationen vermitteln können. Darüber hinaus besteht über Wartezimmer-TV die Möglichkeit, Patienten über den Bildschirm ins Sprechzimmer zu rufen.
Mehr als ein Klecks Farbe und Licht
Farben wie Blau oder Naturgrün haben eine beruhigende Wirkung, wohingegen kräftige Rottöne vermieden werden sollten, da sie eher Unruhe ausstrahlen. Auch Bilder bieten – richtig eingesetzt – nicht nur visuelle Freuden, sondern auch eine willkommene Ablenkung.
Biodynamisches Licht kann zudem das Wohlbefinden positiv beeinflussen, indem es sich dem natürlichen Tageslichtzyklus anpasst.
Mehr als nur eine Sitzgelegenheit
Wählen Sie bequeme, abwischbare Sitzgelegenheiten und gewährleisten Sie ausreichend Privatsphäre durch eine gut durchdachte Möbelanordnung. Die Flexibilität der Sitzgelegenheiten und ein barrierefreies Design bieten nicht nur physischen, sondern auch emotionalen Komfort.
Mehr als nur ein virtuelles Wartezimmer
Virtuelle Wartezimmer bieten dem Patienten die Möglichkeit, sich digital am Empfang anzumelden. Auf ihren Aufruf können Patientinnen und Patienten dann außerhalb der Praxis warten. So entlasten Sie Ihr Praxispersonal und schaffen mehr Flexibilität für Ihre Patienten.
Kommunikation schärfen – wie Sie Ihre Patienten am besten erreichen
Die Kommunikation beginnt bereits nonverbal mit dem ersten Eindruck Ihrer Praxis – sei es über die Homepage, per E-Mail oder während des Telefonats. Im Folgenden erfahren Sie die Vor- und Nachteile der wichtigsten Kontaktwege, sowie einige praxisnahe Tipps:
Kommunikation am Telefon
Der wichtigste Kommunikationskanal bleibt unverändert das Telefon – zugleich ist es die akustische Visitenkarte Ihrer Praxis. Tonfall, Lautstärke und Wortwahl werden unbewusst aufgenommen und können darüber entscheiden, ob dieser Patient wird oder nicht, sowie seine generelle Haltung gegenüber der Praxis und auch die Online-Bewertung (mehr dazu im Artikel) beeinflussen.
Praxistipp: Nehmen Sie sich Zeit für eine sympathische und informative Warteschleife. Auf diese Weise stärken Sie nicht nur die Beziehung zu Ihren Patienten, sondern können auch die Chance nutzen, die häufigsten Fragen im Vorhinein zu beantworten.
Vorteile:
- persönlicher Kontakt
- schnelle Klärung von Anliegen
Nachteile:
- lange Warteschleifen für den Patienten
- ständiges Telefonklingeln in der Praxis
E-Mail
Eine gezielte E-Mail-Kommunikation kann dazu beitragen, Ihr Praxistelefon zu entlasten und dem Patienten lange Wartezeiten am Telefon zu ersparen. Hier sind einige praxisnahe Tipps, um die E-Mail-Kommunikation noch effektiver zu gestalten:
Tipp 1: Häufige Nachfragen? Um lange E-Mail-Kontakte mit vielen Nachfragen zu vermeiden, können Sie auf Ihrer Praxiswebsite Kontaktformulare anbieten. Dort können die Patienten alle wichtigen Informationen ihrer Anfrage im Vorfeld eintragen.
Tipp 2: E-Mail angekommen? Die Benachrichtigung von Patienten über den Eingang ihrer E-Mail kann durch die Nutzung eines Autoresponders effektiv realisiert werden. Hierbei werden automatisch generierte E-Mails direkt an den Absender zurückgeschickt.
Tipp 3: Wie stehts um den Datenschutz? Richtung Datenschutz ist es ratsam, personenbezogene Anfragen telefonisch zu beantworten, um möglichem Missbrauch vorzubeugen. Terminwünsche und -änderungen sowie Rezeptanfragen können hingegen gut per E-Mail bearbeitet werden.
Vorteile:
- Entlastung des Telefons
- bessere Planbarkeit
Nachteile:
- höherer Zeitaufwand
- Datenschutz beachten
Online-Terminbuchung
Wie bereits der Name vermuten lässt, ermöglichen digitale Terminbuchungssysteme Ihren Patienten, online einen Termin in Ihrer Praxis zu buchen. Die Möglichkeit zur eigenständigen Terminbuchung wird aufgrund ihrer hohen Flexibilität sehr geschätzt und kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Praxen verschaffen. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da weniger Terminbelange (Nachfragen, Absagen) telefonisch geklärt werden müssen.
Vorteile:
- zeitliche Flexibilität
- Möglichkeit der kurzfristigen Terminvereinbarung
Nachteile:
- Hemmschwelle zur Terminabsage ist niedriger
Eine ausführliche Gegenüberstellung der häufigsten Kontaktwege finden sie hier.
Digitalisierung in Ihrer Praxis – Chancen und Risiken
Ganz schön digital: Ob Privatabrechnung oder der Praxisalltag, Digitalisierung bietet Effizienz- und Optimierungspotenziale in der Praxisorganisation. Was gibt es zu beachten? Welche Tipps haben wir für die Privatabrechnung über die PVS? In unserer Übersicht erfahren Sie mehr zum Thema.
Datenschutz im Praxisalltag
Im Folgenden haben wir für Sie einige Tipps zur Umsetzung des Datenschutzes in der Praxis aus unserem ausführlichen Artikel zur Cybersicherheit in Arztpraxen zusammengestellt:
Tipp 1: Vermeiden Sie offen einsehbare Dokumente in den Praxisräumen: Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür, persönliche Informationen wie Befunde oder Rezepte nicht an offen einsehbaren Orten liegenzulassen.
Tipp 2: Aufklärung ist das A und O: Regelmäßige Schulungen im Bereich der IT-Sicherheit und Datenschutzregelungen sind entscheidend, um das Risiko für Datenschutzverletzungen zu minimieren.
Tipp 3: Unterstützung einholen: Nutzen Sie Security- und Analyse-Tools und ziehen Sie die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern in Betracht, um Risiken zu minimieren.
Tipp 4: Risikomanagement: Was sind Ihre kritischen Ressourcen? Und was unternehmen Sie im Ernstfall? Spielen Sie diese Szenarien durch, um für den Worst Case vorbereitet zu sein.
Welche Fristen müssen sie beachten?
Zum Jahreswechsel enden viele Fristen. Im Bereich der Abrechnung spielen vor allem die Begriffe „Verwirkung“ und „Verjährung“ eine besondere Rolle.
Verwirkung:
Der Honoraranspruch kann nach einem gewissen Zeitraum verwirken, wenn Sie eine erbrachte Leistung nicht in Rechnung stellen. Auch wenn es keinen festen Zeitraum für die Verwirkung gibt, empfehlen wir Ihnen, alle Leistungen mindestens quartalsweise abzurechnen.
Verjährung:
Haben Sie eine privatärztliche Leistungen erbracht, müssen Sie diese innerhalb von 3 Jahren in Form einer Rechnung einfordern – ansonsten verjährt Ihr Honoraranspruch. Dabei beginnt die Frist nicht ab dem Tag der Rechnungsstellung, sondern immer zum Jahresende, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Sollte Ihnen dennoch eine Verjährung bevorstehen, gibt es Möglichkeiten, die Verjährung zu hemmen und die Frist neu laufen zu lassen. Welche das genau sind, erfahren Sie in unserem ausführlichen Artikel: Verjährt, verwirkt, verloren? Was Sie über Fristen wissen müssen
Gute Vorsätze mit der PVS
Die PVS hilft Ihnen, entspannt in Sachen Abrechnung ins Jahr 2024 zu starten – und sich auf Ihre Patientinnen und Patienten konzentrieren zu können. Deshalb bieten wir Ihnen folgende Services an, die in Ihrem Praxisalltag den Unterschied machen können:
- vollständig digitale Abrechnung
- alle Daten jederzeit auf einen Blick über PVSConnect/PVS dialog
- taggenaue Nachvollziehbarkeit der Zahlungseingänge und eines professionellen Mahnwesens (Sie entscheiden, ob ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird)
- Beantwortung von Abrechnungsfragen Ihrer Patientinnen und Patienten (und deren Kostenträger)
- Kontoauszüge (zu versandten Abrechnungen durch die PVS) direkt digital als PDF oder im Portal einsehen
Fazit
War in unserer Checkliste etwas für Sie dabei? Vielleicht die Privatabrechnung über die PVS? Wir freuen uns, wenn wir Sie mit unserer Expertise in Ihrem Praxisalltag entlasten dürfen. Sprechen Sie uns gerne jederzeit an!
