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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für Geschäftsbesorgungsverträge der Privatärztliche Verrechnungsstelle Westfalen-Nord GmbH (PVS)

1 Geltungsbereich

Die PVS ist tätig in der Honorarabrechnung und dem Einzug von Forderungen aus ärztlicher Behandlung für den Auftraggeber (Kunden) gegenüber Patienten, einschließlich der Durchsetzung und des Managements von Forderungen und erbringt weitere Leistungen, wie z.B. Beratungs- und Schulungsangebote. Die PVS ist registrierter Inkassodienstleister gem. § 10 Abs. 1 Nr. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz und Finanzdienstleistungsinstitut gem. § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 9 KWG unter der Aufsicht der BaFin.

2 Pflichten des Kunden

2.1 Einverständniserklärung

  1. Der Kunde verpflichtet sich gegenüber der PVS, eine von seinen Patienten unterzeichnete Einwilligungserklärung zur Weiterleitung aller rechnungsrelevanten Behandlungsdaten einzuholen, die dem Muster (verfügbar im Downloadbereich) in der jeweils aktuellen Fassung bzw. den Vorgaben der PVS entspricht.

  2. Der Kunde verpflichtet sich, der PVS personenbezogene Daten ausnahmslos nur zu überlassen, sofern der Patient eine schriftliche Einwilligungserklärung unterzeichnet hat und diese Erklärung auf Aufforderung der PVS vorzulegen.

  3. Widerruft ein Patient seine Einwilligung, so hat er dies der PVS unverzüglich mitzuteilen.

  4. Kommt der Kunde seiner Verpflichtung zur Einholung einer Einwilligungserklärung nicht nach und bietet er der PVS die betreffende Honorarforderung dennoch zur Bearbeitung an, ist die PVS zur Zurückweisung der Bearbeitung berechtigt. Der Kunde schuldet der PVS bei Zurückweisung der Bearbeitung die hierfür von der PVS bereits berechneten Bearbeitungsgebühren.

2.2 Mitwirkungspflichten

  1. Der Kunde ist verpflichtet, der PVS unmittelbar mit Einreichung der Abrechnungsunterlagen sämtliche für die Bearbeitung der Honorarforderung relevanten Sachverhalte mitzuteilen. Dies beinhaltet beispielsweise die Mitteilung aller Umstände, welche sich auf die Höhe der Honorarforderung und deren Durchsetzbarkeit, sowie auf die Person des Honorarschuldners beziehen; insbesondere ob eine Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Patienten dem Kunden bekannt ist oder zu vermuten ist. Unter anderem sind der PVS durch den Kunden alle für die Durchsetzung der Forderung relevanten Vereinbarungen (Honorar-, Wahlleistungsvereinbarungen, Behandlungsverträge, Zusatzvereinbarungen etc.) auf Anforderung vorzulegen.

  2. Leistet der Honorarschuldner vor oder nach Beauftragung der PVS unmittelbar Zahlungen an den Kunden für an die PVS übergebene Forderungen, hat der Kunde die PVS unverzüglich schriftlich zu informieren. Entstehen durch eine verspätete Zahlungsmeldung des Kunden zusätzliche Kosten (zum Beispiel durch anwaltliche Mahnschreiben, Gerichtsgebühren etc.), sind diese von ihm zu tragen. Zur Vermeidung ungerechtfertigter Mahnungen sind alle Maßnahmen, die den Bestand der Forderung dem Grund oder der Höhe nach berühren, insbesondere Honorarverzichte / Streichungen der PVS ebenfalls unverzüglich mitzuteilen.

  3. Auch nach Einreichung der Abrechnungsunterlagen ist der Kunde für die Pflege der Patientendaten bzw. der Rechnungsempfänger oder etwaiger Erben und gesetzlicher Vertreter verantwortlich. Dem Kunden obliegt dabei insbesondere die Pflicht, deren Aktualität sicherzustellen. Er informiert die PVS im Rahmen der Datenübermittlung unverzüglich nach Kenntnis über Besonderheiten, die über die Person und die richtige Anschrift des Patienten hinausgehen und für eine ordnungsgemäße Abwicklung des Geschäftsverkehrs erforderlich sind, z.B. wenn der Patient unter Betreuung steht oder verstorben ist.

  4. Ist Gegenstand der Honorarabrechnung eine Wahlleistungsvereinbarung (§ 17 KHEntgG) oder eine Vereinbarung über ärztliche Zusatzleistungen (§ 18 BMV-Ä; § 4 Abs. 5 BMV-Z), hat der Kunde auf Anforderung der PVS eine Abschrift der genannten Vereinbarung gemäß den gesetzlichen Anforderungen vorzulegen. Der Kunde ist verpflichtet die Wirksamkeit der Vereinbarungen unter Berücksichtigung etwaiger rechtlicher Änderungen fortwährend sicherzustellen. Kommt der Kunde dieser Verpflichtung nicht nach oder ist die Vereinbarung unwirksam, so kann die PVS die weitere Bearbeitung der Honorarforderung einstellen und gegenüber dem Kunden alle bisherigen mit der Durchsetzung der Forderung entstandenen Kosten geltend machen.

  5. Die PVS unterliegt dem Geldwäschegesetz. Der Kunde unterstützt die PVS bei der Durchführung der geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten, indem er erforderliche Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellt und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebene Änderungen unverzüglich anzeigt.

  6. Sollte ein Patient, ein Zahlungspflichtiger oder sonstiger Kostenträger gebührenrechtliche Einwände gegen die Rechnungsstellung erheben, ist der Kunde verpflichtet, die PVS bei dem Bemühen, die Einwände auszuräumen, zu unterstützen und ihr alle erforderlichen Unterlagen und Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.2.3 Formerfordernisse

2.3 Formerfordernisse

Alle Willenserklärungen, Anzeigen, Aufträge usw. sind für die PVS nur rechtsverbindlich, wenn sie ihr rechtzeitig in Textform zugegangen sind. Erfolgen derartige Erklärungen nicht in Textform, so übernimmt die PVS für Fehler, Irrtümer und Missverständnisse keine Gewähr. Die PVS trägt keine Verantwortung für Verzögerungen, die durch unrichtige, unleserliche oder unvollständige Angaben des Kunden entstehen.

3 Vertraulichkeit / Ärztliche Schweigepflicht / Datenschutz / Datenspeicherung

  1. Der Kunde und die PVS erfüllen jeweils die anwendbaren Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Strafgesetzbuchs (insbesondere § 203 StGB) sowie begleitender Gesetze und Verordnungen.

  2. Der Kunde und die PVS verpflichten jeweils ihre bei der Zusammenarbeit eingesetzten Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen auf Vertraulichkeit und das Datengeheimnis.

  3. Vom Kunden zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten werden von der PVS nur für die vertraglich vorgesehenen Zwecke verarbeitet.

  4. Die PVS anonymisiert Daten, um mit den anonymisierten Datensätzen statistische Auswertungen sowie das maschinengestützte Lernen einer Künstlichen Intelligenz (KI) zu Zwecken der effizienteren Leistungserbringung im Zusammenhang mit Abrechnungen zu ermöglichen.

  5. Die PVS schaltet zur Erfüllung ihrer Aufgaben Tochter- und Beteiligungsunternehmen bzw. Unternehmen aus dem PVS Verbund ein. Dies ist derzeit insbesondere die PVS holding GmbH, Mülheim/Ruhr und das Versandzentrum der Privatärztlichen Verrechnungsstellen e.G., Mülheim/Ruhr. Diese erbringen Leistungen bezüglich der Abwicklungssoftware sowie den Dokumentendruck und -versand.

  6. Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung wird die PVS etwaige vorhandene Datenträger mit den während der Laufzeit des Vertrages überlassenen und generierten Daten inklusive der erstellten Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse an den Kunden übergeben. Etwaige bei der PVS (zum Beispiel auf der Hardware) verbleibende Daten, sofern diese nicht noch zur Realisierung von Forderungen benötigt werden, sind unverzüglich zu löschen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt. Abweichend von vorstehender Regelung dürfen Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der vertragsgegenständlichen Daten dienen, seitens der PVS entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, mindestens jedoch für 60 Monate, über die Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistung hinaus, aufbewahrt werden. Dies gilt auch dann, wenn zum Zeitpunkt der Beendigung der Geschäftsbeziehung noch Ansprüche der PVS gegen den Kunden aus dem Vertragsverhältnis bestehen.

  7. Im Übrigen verpflichten sich die Parteien über alle geschäftlichen betrieblichen Angelegenheiten und Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragserfüllung zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zu wahren.

4 Honorarabrechnung

4.1 Rechnungsbearbeitung

  1. Die PVS bearbeitet die ihr eingereichten Abrechnungsunterlagen unter Beachtung der verkehrsüblichen Sorgfalt.

  2. Die Festsetzung der Honorarforderung erfolgt auf der Grundlage der jeweils geltenden Gebührenordnung für Ärzte/Zahnärzte (GOÄ/GOZ). Rechtmäßige und damit mit der Gebührenordnung in Einklang stehende Weisungen des Kunden werden durch die PVS vorrangig beachtet. Maßgebend für die Bearbeitung einer Honorarforderung ist die der PVS seitens des Kunden benannte Diagnose. Unterliegt die Berechnung des Honorars gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen, denen der Kunde unterworfen ist (z.B. Bundesbahn, Berufsgenossenschaften usw.), so werden diese von der PVS angewendet. Auf Ziff. 2.2. (Mitwirkungspflichten) dieser AGB wird verwiesen.

  3. Verstoßen die Vorgaben und/oder Weisungen des Kunden gegen gesetzliche Vorschriften, so kann die PVS die Bearbeitung der Honorarforderung zurückweisen oder beenden und Aufwendungs- wie Schadensersatz geltend machen.

  4. Der Kunde ist für die Vollständigkeit und Richtigkeit der inhaltlichen Angaben verantwortlich. Eine Verantwortung für die gebührenrechtliche Richtigkeit übernimmt die PVS nur in dem Maße, in dem die gebührenrechtliche Konformität aus den an die PVS übermittelten Abrechnungsdaten ersichtlich gewesen ist. Der Kunde kann für gleichartig zu behandelnde Sachverhalte eine generelle Weisung in Textform geben. Wenn nach Auffassung der PVS Anpassungen der Rechnung erforderlich oder möglich sind, hält die PVS mit dem Kunden Rücksprache bzw. informiert den Kunden über das Portal der PVS. Sofern der Kunde nicht binnen drei Arbeitstagen widerspricht, gilt der Vorschlag als genehmigt und die PVS erstellt die Rechnung entsprechend.

  5. Soweit die PVS das Recht ausübt, die Bearbeitung einzelner Honorarforderungen zurückzuweisen bzw. die Bearbeitung einzustellen, ist der Kunde über die geplante Ausübung dieses Rechts in Textform zu informieren. Sollte der Kunde der Einstellung der Bearbeitung aus den von der PVS dargestellten Gründen nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen, gerechnet ab dem Zugang der Mitteilung, widersprechen, ist die PVS zur Einstellung des Verfahrens und zur Erhebung von Aufwendungsersatz berechtigt.

  6. Soweit der Kunde die PVS mit Tätigkeiten beauftragt, die nicht durch die Bearbeitungsgebühr abgedeckt sind, werden gesonderte Vereinbarungen getroffen.

4.2 Einreichen von Abrechnungsunterlagen

  1. Die Abrechnungsunterlagen können entweder elektronisch über das Portal der PVS oder durch Überlassung der Krankenakte bei der PVS zur Bearbeitung eingereicht werden. Weitere Einreichungswege können vereinbart werden.

  2. Datenträger und online übermittelte Daten müssen jeweils der aktuell gültigen PAD-Schnittstellen- und/oder PADneXt-Schnittstellen- und/oder VDDS-Schnittstellenbeschreibung gemäß Datei– und Satzaufbau sowie den Spezifikationen entsprechen.

  3. Der Kunde stellt sicher, dass er bis zum Erhalt der entsprechenden Rechnungsausgangsliste der PVS auf Anforderung den Datensatz erneut zur Verfügung stellen kann.

  4. Sofern eine online oder elektronisch übermittelte Datei wegen ihrer technischen Beschaffenheit nicht bearbeitet werden kann, wird die PVS diese an den Kunden zurücksenden bzw. informieren und diesen auffordern, die Daten erneut bei der PVS einzureichen.

  5. Die Zeitabstände der Einreichung liegen im Ermessen des Kunden. Die PVS empfiehlt eine monatliche Einreichung, aber spätestens 3 Monate nach Behandlungsschluss

4.3 Honorarauszahlung

  1. Bis zum zweiten Werktag eines Monats wird der jeweilige positive Saldo des Kundenkontos am Vormonatsende auf ein vom Kunden vorab festgelegtes Bankkonto überwiesen. Ein anderer Zahlrhythmus kann jedoch vereinbart werden.

  2. Soweit das Kundenkonto eine entsprechende Deckung aufweist, kann der Kunde die PVS anweisen, vom Kundenkonto Zahlungen an Dritte vorzunehmen. Die Veranlassung bedarf der Schriftform. Sie kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.

  3. Verfügungen Dritter über das Kundenkonto werden seitens der PVS nur bei Vorlage einer schriftlichen Vollmacht des Kunden im Original ausgeführt.

  4. Befindet sich das Kundenkonto im Soll, ist die PVS berechtigt, dieses mit eingehenden Patientenzahlungen zu verrechnen, bis das Konto ausgeglichen ist.

4.4 Nachweis der Abrechnung und Kontoführung

  1. Die PVS führt für den Kunden ein Kundenkonto, auf dem alle vereinnahmten Honorare sowie sonstige Verbindlichkeiten und Leistungen zwischen der PVS und dem Kunden gebucht werden. Sollte die Übertragung der Honorarforderung im Wege der Abtretung im Rahmen des unechten Factorings an die PVS erfolgen, wird dem Arzt erst bei Eingang des Rechnungsbetrages bei der PVS eine Gutschrift auf dem Kundenkonto erteilt. Ziff. 4.3 (Honorarauszahlung) dieser AGB bleibt unberührt.

  2. Die PVS führt dem Kunden gegenüber den Nachweis über die von ihr in Bearbeitung genommenen Honorarforderungen jeweils nach Rechnungsversand sowie monatlich über die Höhe der ausstehenden Forderungen, über die eingegangenen Gelder und über die Bewegungen auf dem Kundenkonto.

  3. Die Kontoabrechnung erfolgt in der Regel monatlich, sofern nichts anderes schriftlich zwischen dem Kunden und der PVS vereinbart wurde.

  4. Einwendungen gegen die Abrechnungen der PVS sowie Einwendungen gegen die Richtigkeit des Kontostandes auf dem Kundenkonto müssen binnen eines Monats nach Zugang der betreffenden Abrechnung geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Frist gelten Abrechnungen als genehmigt und der Kontostand als anerkannt.

4.5 Lastschriftverfahren

  1. Der Kunde ist einverstanden, dass die PVS dem Schuldner die Erteilung eines SEPA-Lastschrift-Mandats als Bezahlmethode anbietet.
  2. Kommt es im Rahmen des Lastschriftverfahrens z.B. aufgrund eines Erstattungsverlangens des Patienten zu einer Rückbuchung des Gutschriftbetrages seitens der kontoführenden Bank, so hat die PVS gegenüber dem Kunden einen Anspruch auf Rückzahlung etwaigen für diese Patientenzahlung ausgezahlten Guthabens.
  3. Die PVS ist berechtigt, diesen Anspruch mit einem fälligen Honorarauszahlungsanspruch des Kunden zu verrechnen.

4.6 Zahlungserleichterung gegenüber Patienten

Sollte ein Honorarschuldner nicht in der Lage sein, die fällige Honorarforderung auszugleichen, ist die PVS berechtigt, dem Schuldner den Abschluss einer Teilzahlungsvereinbarung anzubieten, ohne dass es der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden bedarf. Die Teilzahlungsvereinbarung hat sich dabei an der Höhe des geschuldeten Betrages und den Vermögensverhältnissen des Schuldners zu orientieren. Der Kunde hat jedoch die Möglichkeit, eine gesonderte Verfahrensweise diesbezüglich zu vereinbaren.

4.7 Beendigung des Forderungseinzugs

  1. Die Beendigung des Forderungseinzugs oder der Verzicht auf die Honorarforderung oder eines Teils davon im Namen des Kunden bedarf grundsätzlich einer Einwilligung des Kunden.
  2. Abweichend davon ist die PVS berechtigt ohne Einwilligung des Kunden den Einzug der Forderung zu beenden, wenn,
    a. das Vorliegen der Einwilligungserklärung gemäß 2.1. durch den Kunden nicht nachgewiesen werden kann
    b. der Kunde nach Anforderung durch die PVS die erforderliche Nachweise gemäß 2.2.4 nicht erbringt oder Einwänden gegen die Forderung nicht fristgemäß abhilft bzw. Rückfragen nicht fristgemäß beantwortet. Die Setzung einer angemessenen Frist erfolgt einseitig durch die PVS
    c. die Forderung wirtschaftlich nicht beigetrieben werden kann
    d. das offene Honorar weniger als EUR 10 beträgt.

3. Bei Beendigung des Forderungseinzugs ist diese Forderung nicht mehr Gegenstand des zwischen den Parteien geschlossenen Servicevertrages. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die PVS insbesondere nicht mehr das Management der Forderung, das heißt die PVS ist nicht mehr verpflichtet, die Forderung weiter zu verwalten und die Verjährung zu überwachen.

4.8 Ausschluss von Herausgabeansprüchen

Der Kunde hat keinen Anspruch auf Auszahlung etwaiger Guthabenzinsen, die auf den Zahlungseingangskonten der PVS auflaufen. Die Regelungen der §§ 667, 675 BGB sind insoweit eingeschränkt

5 Haftung

  1. Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Kunden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der PVS, ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels des Vertrages notwendig sind.

  2. Hat der Kunde durch schuldhaftes Verhalten (zum Beispiel durch Verletzung der in Ziffer 2.2 aufgeführten Mitwirkungspflichten oder der in Ziffer 4.1 aufgeführten Maßgaben zur Rechnungsbearbeitung) zur Entstehung eines Schadens beigetragen, bestimmt sich nach den Grundsätzen des Mitverschuldens in welchem Umfang die PVS den Schaden zu tragen hat.

6 Beendigung der vertraglichen Beziehungen

  1. Soweit der Servicevertrag nichts anderes regelt, kann dieser seitens des Kunden unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen zum Monatsende und seitens der PVS unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt unberührt. Ein zur fristlosen Kündigung berechtigender wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde seiner Pflicht zum Ausgleich offener Salden auf seinem Kundenkonto nach erfolgter Honorarvorfinanzierung nicht nachkommt oder aber der Kunde gegen Pflichten im Zusammenhang mit der Einhaltung abrechnungs- und datenschutzrechtlicher Bestimmungen verstößt. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

  2. Im Falle der Beendigung der Vertragsbeziehungen durch ordentliche Kündigung wird die PVS die ihr vorliegenden unerledigten Honorarabrechnungen zu den Bedingungen weiterbearbeiten, die unmittelbar vor Wirksamwerden der Kündigung galten.

  3. Die PVS ist berechtigt, den sofortigen Ausgleich eines Sollstandes auf dem Abrechnungskonto des Kunden sowie die Rückzahlung gewährter Vorschüsse zu fordern, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist.

  4. Mit Zugang der Kündigung bei der PVS durch den Kunden gelten insoweit geleistete Honorarvorschüsse als zur Rückzahlung fällig. Die Bearbeitung noch unerledigter Honorarabrechnungen darf die PVS in diesem Fall bis zum Ausgleich der ihr aus der Geschäftsbeziehung gegen den Kunden zustehenden Ansprüche zurückstellen.

7 Sonstiges

  1. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Ein Abweichen von diesem Schriftformerfordernis bedarf seinerseits der Schriftform. § 305 b BGB bleibt unberührt.

  2. Änderungen dieser AGB teilt die PVS dem Kunden spätestens 20 Werktage vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt des Wirksamwerdens in Textform mit. Die Zustimmung des Kunden gilt als erteilt, wenn der Kunde nicht bis dahin seine Ablehnung mitteilt. Auf die Genehmigungswirkung weist die PVS den Kunden jeweils besonders hin.

  3. Sollten eine oder mehrere der vorstehenden Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung kommt eine andere gesetzlich zulässige Regelung zur Anwendung, die dem ursprünglich beabsichtigten wirtschaftlichen Zweck der Parteien möglichst nahekommt.

  4. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Geschäftsbesorgungsvertrag ist Münster, soweit der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat. Es ist ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland anzuwenden unter Ausschluss des internationalen privaten Rechts, des vereinheitlichten internationalen Rechts und insbesondere unter ausdrücklichem Ausschluss des UN-Kaufrechts.

PVS Westfalen-Nord GmbH
Feldstiege 72
48161 Münster-Nienberge
Telefon: 02533 299-0
Fax: 02533 299-199
E-Mail: info@pvs-wn.de
Geschäftsführer und vertretungsberechtigt: Jörg Matheis

Sitz der Gesellschaft: Münster, HR B-Nr.: 3 248, Amtsgericht: Münster
Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 126043240
Aufsichtsratsvorsitzender: Dr. med. Christof Mittmann

Stand: Oktober 2023