Offene GOÄ Rechnungen zu kommunizieren, gehört zu den sensiblen Aufgaben im Praxisalltag. Besonders herausfordernd sind Situationen, in denen Patientinnen und Patienten noch auf die Erstattung durch eine private Krankenversicherung oder Beihilfestelle warten oder Rückfragen zur Privatliquidation haben.
Teil 1 der Reihe erläutert die rechtlichen Grundlagen zu Fälligkeit und Verzug. Wenn Sie zunächst nachlesen möchten, wann eine GOÄ Rechnung fällig wird und wann Verzug eintreten kann, finden Sie die Grundlagen hier: Teil 1: Mahnung privatärztliche Rechnung: Fälligkeit und Verzug bei GOÄ-Rechnungen.
In diesem zweiten Teil geht es um eine klare, respektvolle Kommunikation mit Patientinnen und Patienten sowie um konkrete Abläufe für Zahlungsrückfragen am Empfang. Teil 3 zeigt anschließend, wie diese Bausteine in ein einheitliches Mahnwesen überführt werden können: Teil 3: Mahnwesen in der Arztpraxis.
Der richtige Ton in der Arztpraxis
Die GOÄ gibt keinen Wortlaut für Zahlungserinnerungen beziehungsweise Mahnungen vor. Die Praxis entscheidet daher selbst, wie sie ihre Kommunikation gestaltet.
Ein Mahnschreiben kann formal korrekt sein und dennoch unnötig belastend wirken. Vorwürfe, pauschale Unterstellungen oder vorschnelle Androhungen können die Patientenbeziehung beeinträchtigen.
Ein professioneller Ton benennt den offenen Betrag, setzt eine konkrete Frist und bietet eine unkomplizierte Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. So wahrt die Praxis ihren Zahlungsanspruch, ohne die Kommunikation unnötig zu verschärfen.
Wenn Rückfragen entstehen, liegt das nicht immer an der Mahnung selbst. Häufig geht es auch darum, dass Patientinnen und Patienten einzelne Positionen, Steigerungsfaktoren oder Erstattungswege nicht einordnen können. Wie Sie GOÄ Rechnungen verständlicher aufbereiten und Rückfragen reduzieren können, lesen Sie ergänzend in unserem Beitrag GOÄ-Rechnung verständlich erklären: Rückfragen vermeiden.
Was eine erste Zahlungserinnerung enthalten sollte
Eine erste Zahlungserinnerung kann beispielhaft folgende Angaben enthalten:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- offener Betrag
- konkrete Zahlungsfrist
- Hinweis, dass sich Zahlung und Erinnerung möglicherweise überschnitten haben
- Kontaktmöglichkeit bei Fragen zur Rechnung oder bei einer noch laufenden Erstattung
Eine wertschätzende Formulierung könnte lauten:
„Zu der unten genannten Rechnung konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum]. Bei Fragen zu Ihrer Rechnung sprechen Sie uns gern an.
Möglicherweise hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten. Sollten Sie den offenen Betrag bereits beglichen haben, ist dieses Schreiben hinfällig.“
Diese Formulierung wahrt den Zahlungsanspruch. Gleichzeitig zeigt sie, dass die Praxis an einer sachlichen Klärung interessiert ist.
Ein strukturiertes Vorgehen bei offenen Forderungen unterstützt nicht nur die Kommunikation, sondern auch die wirtschaftliche Stabilität der Praxis. Warum ein klares Forderungsmanagement für planbare Liquidität wichtig ist, zeigen wir im Beitrag Liquidität sichern: Honorarengpässe in Praxis und MVZ vermeiden.
Zahlungsrückfragen zu GOÄ Rechnungen sicher am Empfang bearbeiten
Zahlungsrückfragen entstehen häufig in Situationen, in denen am Empfang wenig Zeit bleibt. Telefonate, Terminvergabe und wartende Patientinnen erfordern gleichzeitig Aufmerksamkeit. Ein kurzer, einheitlicher Ablauf entlastet Mitarbeiterinnen und schafft Sicherheit.
Anliegen zuordnen
Zunächst sollte klar sein, worum es geht: um eine bereits erfolgte Zahlung, eine noch ausstehende Erstattung, eine Rechnungskopie oder eine Rückfrage zur Abrechnung.
„Gern schauen wir uns das an. Geht es um eine Rückfrage zur Rechnung, zur Erstattung oder zum Zahlungszeitpunkt?“
Daten prüfen
Für eine zügige Bearbeitung sollten Rechnungsnummer und Rechnungsdatum vorliegen. Sensible Rechnungsdetails sollten nicht im Wartebereich besprochen werden. Wenn die Klärung mehr Zeit benötigt, ist ein Rückruf oder ein separates Telefonat sinnvoll.
„Damit wir Ihr Anliegen korrekt prüfen können, benötigen wir bitte Ihre Rechnungsnummer. Die Einzelheiten klären wir gern telefonisch mit Ihnen.“
Auch korrekt ausgewiesene Rechnungsbestandteile, etwa Auslagen, tragen dazu bei, Rückfragen zu vermeiden. Worauf Praxen bei Sachkosten achten sollten, lesen Sie im Beitrag Auslagenberechnung GOÄ: So rechnen Sie Sachkosten korrekt ab.
Nächsten Schritt festlegen
Jede Rückfrage sollte mit einem konkreten nächsten Schritt enden. Das kann der Versand einer Rechnungskopie sein, eine Prüfung der Liquidation oder eine Rückmeldung zu einem vereinbarten Termin.
„Vielen Dank für Ihren Hinweis. Möglicherweise haben sich Zahlung und Erinnerung überschnitten. Wir prüfen den Vorgang und melden uns nur, wenn noch Klärungsbedarf besteht.“
Vorgang dokumentieren
Kontakt, Vereinbarung, Frist und Zuständigkeit sollten kurz im Praxisverwaltungssystem dokumentiert werden. So bleibt der Vorgang auch für Kolleg*innen nachvollziehbar.
Der Empfang sollte keine verbindlichen Aussagen zur Erstattungsfähigkeit einzelner GOÄ Leistungen treffen. Ebenso sollten Zahlungsaufschübe oder Ratenzahlungen nur nach einer klaren internen Regelung zugesagt werden.
Die Formulierungen dienen ausschließlich als Beispiel und stellt keine Rechtsberatung oder rechtliche Belehrung dar.
Fazit: Offene GOÄ Rechnungen klar und respektvoll kommunizieren
Eine Zahlungserinnerung kann verbindlich sein, ohne die Patientenbeziehung unnötig zu belasten. Klare Angaben, eine konkrete Frist und eine sachliche Kontaktmöglichkeit helfen dabei, offene Forderungen nachvollziehbar zu bearbeiten.
Die rechtlichen Grundlagen finden Sie in Teil 1: Mahnung privatärztliche Rechnung: Fälligkeit und Verzug bei GOÄ-Rechnungen. Wie Sie daraus einen klaren Prozess für Ihre Praxis entwickeln, erfahren Sie in Teil 3: Mahnwesen in der Arztpraxis.
*Das Beitragsbild wurde mit Hilfe von KI erstellt.
