Der Sommer kommt – und Ihre Praxis geht in den wohlverdienten Praxisurlaub. Checkliste für einen reibungslosen Ablauf
Eine gut organisierte und klar kommunizierte Urlaubsplanung ist essenziell für eine entspannte Auszeit Ihrer Praxis. Auch wenn für etablierte Praxen der jährliche Sommerurlaub zur Routine gehört, haben wir noch einmal die wichtigsten Schritte zusammengefasst, damit Sie und Ihr Team den bevorstehenden Urlaub sorglos genießen können.
Kommunikation des Praxisurlaubs
Sobald der Urlaubstermin feststeht und eine Vertretung gefunden ist, sollten Sie Ihre Patientinnen und Patienten über die geschlossene Zeit informieren. Zu den wichtigsten Kommunikationskanälen zählen:
- Klassischer Anrufbeantworter
Erstellen sie eine klare Ansage, die die wichtigsten Informationen, wie Zeitraum des Urlaubs, die Vertretung samt Adresse und Telefonnummer, Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail und den Hinweis auf Rettungsdienst/Notdienst für dringende Fälle beinhaltet. - Klassischer Praxisaushang
Hängen Sie frühzeitig einen gut sichtbaren Hinweis am Tresen und im Wartezimmer mit den wichtigsten Informationen, wie beim Anrufbeantworter auf, damit Ihre Patienten schon beim Betreten der Praxis informiert sind. - E-Mail
Aktualisieren Sie automatische Abwesenheitsnotizen und fügen Sie einen Hinweis auf die Urlaubszeit in der Signatur oder als Textbaustein ein, z.B.: „Hinweis: Unsere Praxis ist vom XXX geschlossen. Ab dem XXX sind wir wieder für Sie da.“ - Website
Wenn Sie eine Praxiswebsite haben, sollten sie frühzeitig einen gut sichtbaren Hinweis auf den Praxisurlaub platzieren. - Google My Business Eintrag
Um die Patienten auf allen Kanälen erreichen zu können, sollten Sie auch an Ihren Google Eintrag denken. Hier können Sie unter „spezielle Öffnungszeiten“ die Tage als geschlossen markieren, an denen Ihre Praxis im Urlaub ist. Unterstützend können Sie einen kostenlosen Beitrag erstellen, in dem Sie einen Hinweis auf den Praxisurlaub geben.
Organisatorische Vorbereitung
Neben der Kommunikation gegenüber Ihren Patienten sind einige organisatorische Aufgaben zu erledigen.
- Vertretung
Stimmen Sie sich früh genug mit Ihren Kollegen ab, um eine reibungslose Vertretung zu garantieren. - Wiederkehrende Bestellungen
Pausieren Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit wiederkehrende Bestellungen, wie z.B Blumen- und Getränkelieferungen oder Zeitschriftenservices. - Verbrauchsartikel
Überprüfen Sie Haltbarkeit und Menge der Verbrauchsartikel, und bestellen Sie gegebenenfalls vor und entsorgen Sie abgelaufene Materialien. - Reinigung
Informieren Sie die Reinigungsfirma über Ihre Abwesenheit. Wieso nicht die Zeit nutzen für eine Grundreinigung? - Abrechnungen
Informieren Sie Ihre PVS über Ihre Abwesenheit und bereiten Sie Abrechnungsdaten rechtzeitig vor, damit eventuelle Korrekturen vor Ihrem Urlaub durchgeführt werden können.
Unterstützung durch die PVS Westfalen Nord
Die PVS Westfalen Nord steht Ihren Patientinnen und Patienten auch während Ihres Urlaubs zur Verfügung. Bei Abrechnungsfragen übernehmen wir alle anfallenden Anfragen kompetent und professionell – sowohl während Ihrer Abwesenheit als auch während Ihrer Anwesenheit.
Damit Sie sich im Praxisalltag ums Wesentliche konzentrieren und unbesorgt den Praxisurlaub genießen können.
