Fachkräftemangel, steigende Verwaltungsaufgaben und der Wunsch nach effizienteren Abläufen beschäftigen viele Arztpraxen. Gleichzeitig entwickelt sich der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) rasant weiter. Doch wo schafft KI bereits heute echten Mehrwert? Und wie könnte sie den Praxisalltag künftig verändern?
Für diesen Beitrag haben wir mit Dr. med. Peter Münster, Facharzt für Allgemeinmedizin und Praxisinhaber in Münster, gesprochen. In seiner Praxis kommen bereits verschiedene digitale Lösungen zum Einsatz. Dadurch erlebt er unmittelbar, welche Technologien im Praxisalltag tatsächlich entlasten, wo Herausforderungen bestehen und welche Potenziale künstliche Intelligenz künftig für Arztpraxen und die Privatabrechnung bieten könnte.
KI beginnt dort, wo die meisten Unterbrechungen entstehen
Fragt man Dr. Münster nach den Bereichen, in denen die KI Arztpraxen bereits heute spürbar unterstützt, fällt seine Antwort eindeutig aus:
„Sicher ein erster wichtiger Punkt: Anmeldung!“
Insbesondere KI-Telefonassistenzen und digitale Rezeptionen ermöglichen eine neue Form der Patientenkommunikation. Statt Anliegen ausschließlich in dem Moment bearbeiten zu müssen, in dem Patientinnen und Patienten anrufen, können Praxisteams Anfragen dann abarbeiten, wenn Kapazitäten vorhanden sind.
„Durch KI-Telefonassistenz und gegebenenfalls eine Online-Rezeption wird ein wichtiger Schatz gehoben: die asynchrone Kommunikation mit den Patienten“, erklärt Dr. Münster.
Terminwünsche, Rezeptbestellungen oder Rückrufbitten werden erfasst und können strukturiert bearbeitet werden. Die Rückmeldung an die Patientinnen und Patienten erfolgt anschließend mit wenigen Klicks. Das reduziert Unterbrechungen im Praxisalltag und schafft Freiräume für die eigentliche Patientenversorgung.
Online-Terminvergabe schafft zusätzliche Effizienz
Eng verbunden mit diesem Gedanken ist für Dr. Münster die digitale Terminorganisation.
Online-Terminbuchungen bieten Patientinnen und Patienten die Möglichkeit, Termine selbstständig zu vereinbaren, zu verschieben oder abzusagen. Automatische Erinnerungen per SMS helfen zudem dabei, Terminausfälle zu reduzieren.
Besonders interessant sind dabei die Möglichkeiten einer vernetzten Terminvergabe:
Wenn mehrere Praxen dasselbe System nutzen, können Termine teilweise direkt zwischen den Praxen vermittelt werden. Facharzttermine lassen sich dadurch ohne Telefonate, Faxnachrichten oder manuelle Datenübertragungen organisieren.
Der Vorteil: Prozesse werden schneller, Fehlerquellen reduziert und sowohl Praxisteams als auch Patientinnen und Patienten profitieren von kürzeren Abstimmungswegen.
Das Praxisverwaltungssystem bleibt das Herzstück der Praxis
Bei aller Faszination für neue KI-Anwendungen sieht Dr. Münster einen entscheidenden Erfolgsfaktor: das Arztinformationssystem (AIS).
Für ihn ist das AIS der zentrale Dreh- und Angelpunkt einer modernen Praxis. Ob Terminorganisation, Dokumentation, Medizintechnik oder Abrechnung: Nahezu alle Prozesse laufen hier zusammen.
Damit Praxen künftig von neuen Technologien profitieren können, müsse das System vor allem eines sein: schnittstellenoffen.
„Es muss sich einfach und technisch zuverlässig mit allen neuen Praxis-Tools und Modulen, auch mit KI, verbinden lassen.“
Neben der Anbindung medizinischer Geräte wie EKG, EEG oder Lungenfunktionsdiagnostik wird die Fähigkeit zur Integration neuer digitaler Anwendungen zunehmend zu einem wichtigen Auswahlkriterium für Praxen.
Mit KI starten? Zuerst die Engpässe identifizieren
Viele Praxen beschäftigen sich aktuell mit der Frage, wie sie den Einstieg in die Welt der künstlichen Intelligenz gestalten können.
Dr. Münster empfiehlt dabei einen pragmatischen Ansatz:
„Immer die Flaschenhälse suchen.“
Statt möglichst viele neue Anwendungen gleichzeitig einzuführen, sollten Praxen zunächst prüfen, wo die größten Belastungen im Alltag entstehen. Dort ist der Nutzen digitaler Unterstützung meist am größten.
Sein Tipp:
„In der Regel kann man bestens in der Anmeldung anfangen: KI-Telefonassistenz.“
KI-Telefonassistenzen gelten mittlerweile als ausgereifte Lösungen, die sich in unterschiedlichsten Praxisgrößen einsetzen lassen.
Ein weiterer Vorteil: Wenn Mitarbeitende die Entlastung im Alltag unmittelbar erleben, steigt häufig auch die Akzeptanz für weitere digitale Werkzeuge.
Wo können Praxen sich informieren?
Wer sich einen Überblick über verfügbare Lösungen verschaffen möchte, findet inzwischen auch bei den Kassenärztlichen Vereinigungen Unterstützung.
Als Beispiel nennt Dr. Münster die „dipraxis“ der KVWL. Dort können Praxisteams verschiedene Praxisverwaltungssysteme, KI-Module und digitale Werkzeuge testen und miteinander vergleichen.
Gerade für Praxen, die noch am Anfang ihrer Digitalisierungsstrategie stehen, bieten solche Einrichtungen die Möglichkeit, unterschiedliche Lösungen praxisnah kennenzulernen und deren Nutzen für die eigene Organisation zu bewerten.
Die nächste Entwicklungsstufe: KI-Agenten
Während heutige KI-Anwendungen bereits bei Telefonie, Terminmanagement oder Dokumentation unterstützen, erwartet Dr. Münster die größten Veränderungen durch sogenannte KI-Agenten.
Dabei handelt es sich um intelligente Systeme, die nicht nur Informationen bereitstellen, sondern eigenständig Aufgaben ausführen und verschiedene Datenquellen miteinander verbinden können.
In der Praxis könnte das beispielsweise bedeuten:
- Abrechnungsvorschläge auf Basis der Dokumentation erstellen
- Fehlende Leistungsziffern erkennen
- Sachkosten und Steigerungsfaktoren berücksichtigen
- Patientenlisten analysieren
- Recall-Maßnahmen vorbereiten
- Kommunikationsmaßnahmen automatisieren
Nach Einschätzung von Dr. Münster werden solche Systeme künftig immer stärker administrative Tätigkeiten übernehmen und Mitarbeitende gezielt unterstützen.
Welche Rolle könnte KI bei der Privatabrechnung spielen?
Auch für die Privatabrechnung sieht Dr. Münster erhebliche Potenziale.
KI könnte künftig bereits vor der Übermittlung von Abrechnungsdaten prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlende Datenschutzerklärungen, Einwilligungen oder Dokumente würden automatisch erkannt und bei Bedarf angefordert.
„KI überwacht, dass vor Abrechnungsübermittlung alle Bedingungen erfüllt sind.“
Auch die Vollständigkeit einer Abrechnung könnte automatisiert überprüft werden. Fehlende Leistungsziffern oder unvollständige Angaben würden frühzeitig erkannt und zur Prüfung vorgeschlagen.
Das Ziel ist klar: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Sicherheit in den Abläufen.
Neue Chancen für die Zusammenarbeit mit der PVS
Auch in der Zusammenarbeit zwischen Arztpraxis und der PVS Westfalen-Nord sieht Dr. Münster interessante Perspektiven.
So könnten KI-Agenten künftig offene Adressdaten automatisch aktualisieren, Patienten kontaktieren oder fehlende Informationen selbstständig einholen, bevor Datensätze an die PVS übermittelt werden.
„Da muss doch keine MFA und keine Praxismanagerin mehr telefonieren. Das erledigt dann KI für uns.“
Die eigentliche Stärke dieser Entwicklung liegt jedoch nicht in einzelnen Funktionen, sondern im Zusammenspiel verschiedener Systeme. Je besser Praxissoftware, digitale Anwendungen und Abrechnungsprozesse miteinander vernetzt sind, desto stärker können administrative Abläufe automatisiert werden.
Fazit: KI entfaltet ihren größten Nutzen dort, wo sie Prozesse vereinfacht
Für Dr. Münster ist künstliche Intelligenz kein Selbstzweck. Entscheidend ist der konkrete Nutzen im Praxisalltag.
Schon heute können KI-Telefonassistenz, digitale Terminvergabe und moderne Dokumentationslösungen spürbare Entlastung schaffen. Die nächste Entwicklungsstufe könnten KI-Agenten sein, die Aufgaben eigenständig übernehmen, Prozesse verknüpfen und administrative Tätigkeiten automatisieren.
Für Praxen bedeutet das vor allem eines: mehr Zeit für die medizinische Versorgung und weniger Aufwand für organisatorische Routineaufgaben.
