Beitragsreihe: Mahnung bei privatärztlichen Rechnungen
Offene privatärztliche Rechnungen erfordern klare Abläufe und eine Kommunikation, die den Zahlungsanspruch wahrt, ohne die Patientenbeziehung unnötig zu belasten. Unsere dreiteilige Reihe beleuchtet die wichtigsten Schritte eines patientenorientierten Mahnwesens in der Arztpraxis.
Von den Grundlagen über praxistaugliche Formulierungen bis zur festen Prozessstruktur: Die Beiträge unterstützen Sie dabei, offene Forderungen sicher, nachvollziehbar und respektvoll zu bearbeiten.
Hinweis: Die Beiträge enthalten allgemeine Informationen und Formulierungshilfen für die Praxisorganisation. Sie ersetzen keine Rechtsberatung und berücksichtigen nicht die Besonderheiten des jeweiligen Einzelfalls. Bitte prüfen Sie Musterformulierungen vor der Verwendung anhand Ihrer individuellen Abläufe und lassen Sie rechtliche Fragen bei Bedarf fachkundig prüfen.
Mahnung bei privatärztlichen Rechnungen: Patientenbeziehung schützen
Offene privatärztliche Rechnungen gehören zum Praxisalltag. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zur GOÄ Rechnung kann jedoch die Patientenbeziehung belasten. Das gilt besonders, wenn Patient*innen noch auf eine Rückmeldung ihrer privaten Krankenversicherung oder Beihilfestelle warten.
Für die Praxis steht zugleich ein berechtigter Anspruch im Raum. Offene Forderungen müssen nachvollziehbar bearbeitet werden. Ein klarer, respektvoller Ton hilft dabei, Zahlungseingänge strukturiert zu sichern und Rückfragen sachlich zu klären.
Entscheidend ist ein Mahnwesen, das rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt, klare Zuständigkeiten schafft und dem Praxisteam auch bei hohem Arbeitsaufkommen Sicherheit gibt. Ein strukturiertes Vorgehen unterstützt zugleich die wirtschaftliche Stabilität der Praxis. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Liquidität sichern: Honorarengpässe in Praxis und MVZ vermeiden.
Diese Reihe behandelt die wichtigsten Schritte im Umgang mit offenen privatärztlichen Rechnungen. Teil 1 erläutert die Fälligkeit einer GOÄ Rechnung und den Eintritt des Verzugs. Teil 2 zeigt, wie Sie offene Rechnungen respektvoll kommunizieren. Teil 3 beschreibt einen klaren Ablauf für das Mahnwesen in der Arztpraxis.
Wann wird eine GOÄ Rechnung fällig?
Die Vergütung wird nach § 12 Absatz 1 der Gebührenordnung für Ärzte, GOÄ, fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine GOÄ konforme Rechnung erteilt wurde.
Welche Angaben muss eine GOÄ-konforme Rechnung enthalten?
Die Rechnung muss die gemäß § 12 GOÄ vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dazu gehören insbesondere:
- das Datum der Leistungserbringung
- die Nummer und Bezeichnung der berechneten Leistung, einschließlich einer in der Leistungsbeschreibung gegebenenfalls genannten Mindestdauer
- der jeweilige Betrag und Steigerungssatz
- gegebenenfalls eine verständliche und nachvollziehbare Begründung bei Überschreitung des Schwellenwertes
- Auslagen und deren Art, soweit diese berechnet werden
- bei Entschädigungen den Betrag, die Art der Entschädigung und die Berechnung
- bei Gebühren für stationäre, teilstationäre sowie vor und nachstationäre privatärztliche Leistungen zusätzlich den Minderungsbetrag
Eine vollständige und gut lesbare Rechnung erleichtert Patient*innen die Prüfung und schafft eine wichtige Grundlage für die Erstattung durch private Krankenversicherungen, Beihilfestellen oder sonstige Kostenträger. Wie Praxen GOÄ-Rechnungen verständlicher gestalten und Rückfragen reduzieren können, zeigen wir im Beitrag GOÄ-Rechnung verständlich erklären: Rückfragen vermeiden.
Kostenerstattung und Fälligkeit klar voneinander trennen
Auch korrekt ausgewiesene Auslagen tragen dazu bei, Rückfragen zur privatärztlichen Rechnung zu vermeiden. Worauf Praxen dabei achten sollten, lesen Sie im Beitrag Auslagenberechnung GOÄ: So rechnen Sie Sachkosten korrekt ab.
Dabei sollten Praxen zwei unterschiedliche Rechtsverhältnisse klar voneinander trennen:
- Die privatärztliche Rechnung betrifft das Behandlungsverhältnis zwischen Praxis und Zahlungspflichtigem.
- Die Kostenerstattung betrifft das Verhältnis zwischen Patient*innen und privater Krankenversicherung oder Beihilfestelle.
Ob und in welchem Umfang Kosten erstattet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Versicherungstarif, den Beihilfevorschriften und den Umständen des Einzelfalls. Eine noch ausstehende Erstattung ändert nicht automatisch die Fälligkeit einer ordnungsgemäßen GOÄ Rechnung. Sie kann aber ein nachvollziehbarer Anlass für Rückfragen sein.
Wann geraten Patient*innen mit einer GOÄ Rechnung in Verzug?
Fälligkeit und Verzug sind rechtlich voneinander zu unterscheiden.
Nach § 286 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB, tritt Verzug grundsätzlich ein, wenn der Schuldner nach Fälligkeit auf eine Mahnung des Gläubigers nicht leistet. Eine Mahnung ist jedoch nicht in jeder Konstellation erforderlich.
Bei Entgeltforderungen kann der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung eintreten. Gegenüber Verbraucher*innen gilt dies nur, wenn in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen wurde.
Für die Praxis bedeutet das: Zahlungsziel und mögliche Verzugsfolgen sollten auf der Rechnung klar und gut sichtbar angegeben sein. Die Formulierung sollte sachlich bleiben und keine unnötige Schärfe enthalten.
Weiter geht es mit [Teil 2: Offene GOÄ Rechnungen kommunizieren]. Dort erfahren Sie, wie Sie offene Rechnungen klar und patientenorientiert ansprechen. Einen Gesamtprozess für das Mahnwesen beschreibt [Teil 3: Mahnwesen in der Arztpraxis].
Fazit: Fälligkeit und Verzug bei privatärztlichen Rechnungen sicher einordnen
Eine GOÄ konforme Rechnung ist die Grundlage für die Fälligkeit der Vergütung. Klare Rechnungsangaben und transparente Zahlungsinformationen schaffen Sicherheit für die Praxis. Sie erleichtern Patient*innen zugleich die Prüfung sowie die Einreichung bei ihrem Kostenträger.
*Das Beitragsbild wurde mit Hilfe von KI erstellt.
